出張旅費にまつわるあれこれ
出張旅費は会社員としてお小遣いという感覚なのか、あの手この手で実際より多く請求しようとする費用の一つです。
小さな会社では、出張旅費に関する規則が無い会社があるのもその理由の一つです。
出張旅費は経費として落とすことができなかったりしますので注意が必要です。
規則上の問題点
高額な日当は給与として課税される可能性
出張した場合は、日当を支払う会社が多いと思います。
そもそも出張の日当ってどういう意味があるのでしょうか。
例えば平社員で言えば、上司との出張ご苦労様という意味とか、出張時はどんなに遅くまで働いても残業代はつかないとか、いろいろな不利益があるのでご苦労賃金な感じでわかります。
日当って、社内の地位が上がれば上がるほど高くなりますが、ご苦労賃金的な意味合いも、残業代込みの概念も、管理職になれば関係なくなるので、日当の金額が高くなるのはちょっとおかしいような気がします。
そんな日当ですが、あまりにも金額が高いと賃金とみなされて所得税を課税される可能性があるので注意したいところです。
給与で支払うと所得税を取られるので、たくさん出張させて日当をたくさん支払うという会社もあるようで、このあたりは厳しく見られます。
単身赴任の場合の出張旅費に注意
単身赴任の方は、出張の行き帰りに自宅によることも多いと思いますが、この場合、自宅と会社のあいだの旅費が給与とみなされる可能性があるので注意したいところです。
出張時に自宅によるのは業務とは直接関係がないので、自宅へ寄ることは仕事ではなく帰省と見られる可能性があり、この場合は、出張旅費ではなく賃金とみなされるのです。
同様に、出張の前後に休暇を取って遊ぶことも、片道の費用が給与とみなされる可能性があります。
どちらも、一回や二回では問題にされるようなことはありませんが、回数が多いと、意図時に税金を逃れるためにやっていると誤解される可能性があります。
経営者の方は、特定の人物を一本釣り的に採用することがあると思います。
その時、採用する人が単身赴任をせざる得ない場合に、毎週出張として帰宅させるような約束を取りかわそうとすることもあるかと思いますが、そのような費用は賃金として支給するようにしなければなりません。
出張旅費にまつわる攻防あるある
出張旅費を実学より多く請求することは、よくあることです。
交通費を不正請求するパターン
周遊券の利用
最近は鉄道でも周遊券など割引きっぷが多く出ています。
これら割引きっぷを購入して会社には正規運賃を請求するということはよくある不正請求です。
会社はそれに対抗するために、最近は鉄道運賃の請求まで領収書の添付を求めるようになりましたが、そんなことは業務効率化も逆行するという経営者の一声で領収書添付が制度として廃止されることも多くあります。
本当に出張した？
一番多い不正請求は、その出張が本当に必要なのかどうか疑わしいという出張でしょう。
他の社員と一緒に出張しているはずなのに旅程が違うのか一向に一緒にならないとかはよくあるケースです。
社長から来年度は出張を少なくしてくれと一喝されて本当に出張がなくなってしまうなんて、本当に前年度の出張は必要だったのか疑わしいものです。
細切れで鉄道の切符を買う
JRなどの鉄道運賃は、距離がなくなればなるほどキロ当たりの単価が落ちるような仕組みになっています。
そして、旅程途中で下車しても「途中下車」という制度があるので、最終目的の途中に仕事がある場合は、通しで切符を買うと安くなることがほとんどです。
この制度を悪用し、通しで切符を買っているのに、会社には目的地ごとに購入したと請求するケースもよくあります。
この場合は、本人に確認すると「知らなかった」ということがほとんどなので、不正とは言えないレベルの話ではあります。
宿泊費の不正請求
ホテルなどへの宿泊費の不正請求もありがちなパターンでした。
ひどいのは、ホテル代が一般的な価格より高めだったのでホテル側に確認したところ、一人で出張していたからシングルに宿泊するのが当然のところ、なぜかツインに2人で宿泊していたというものでした。
こういう人は、宿泊費の証憑として領収書を添付させるようになっていても、通常のホテルでよく使われている明細付きの領収書ではなく、宛名書きと但し書きのみの手書き領収書を添付してくることが多く、帰って目立ってしまいます。
出張旅費のチェックはほどほどに
出張旅費は、細かく調べるとたくさん不正が出てきます。
しかし、あんまり調べすぎると社員から不満が出るので注意が必要です。
出張旅費などの規則で事前に社員に出張旅費の計算方法を周知するのは重要ですが、チェックしすぎは、社内の風通しを悪くし、生産性を落としてしまいます。
チェックはほどほどにして、もし不正が目立つようであれば、経営者に問題点として指摘するようにしましょう。
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