総務部は何をするところ？
総務部の仕事は多岐に渡ります。
小さな企業では、経理部と総務部が一緒になっているところも多いので、総務部の仕事は、経理の仕事と勘違いしている方も多くいます。
純粋な総務部の仕事はどんなものがあるのでしょうか。
総務部のおもての業務
総務部のおもての顔のご紹介です。
皆さんにも馴染みのあの業務も、中小企業では総務部が担当しています。
庶務
ちょっと古いテレビドラマで「ショムニ」というドラマがありましたが、あれは会社の庶務部門を描いたドラマでした。
あのドラマのように、会社に庶務専門の部門があるということは、相当大きな会社になり、中小企業では総務部が庶務を担当しています。
会社の備品管理や設備管理や会議用の書類、会議室の予約管理などを行っています。
文房具などの取り扱いで、庶務担当の社員と面識があるという方も多いでしょう。
法務
法律に関することの対応をします。
最近では、個人情報の保護とかコンプライアンスなどの対応も法務の対応です。
専門的なことは顧問弁護士に対応をお願いすることが多くなりますが、顧問弁護士と会社の窓口を務め、トラブルを適切に解決する能力が求められます。
会社の規則・規程が、法律上問題ないかどうか、法律の改正に併せてチェックすることも必要です。
株主・取締役会対応
株式会社であれば必ず存在するのが株主です。
また、取締役も存在もいます。
これら社内外の経営層の人たちとの対応も総務部の役割です。
株主総会や取締役会の事務局として、会議の議題を取りまとめ、会議を開催し、会議後は議事録を作成したりします。
株券の管理もしたりします。
人事・採用
人事・採用は、社員の人とは給料の支払いで接することが多いので、総務部の業務としてわかりやすいものの一つです。
給与事務を行うことから、社会保険関係も取り扱っています。
社会保険だけではなく、各種生命保険を会社が社員にかけている場合の担当部門です。
最近では、働き方改革法案の成立により、社員の健康管理をする企業も多くなってきました。
小さな会社では、人事評価をドライにやると社内がギクシャクとしてしまうのであまりドライに給料の差別をつけないことも多いですが、総務部の責任者をスケープゴードにして、ドライな人事評価をすることもあります。
採用は、中小企業の業務の中でかなり難しい部類に入ります。
多くの中小企業では、リクルートなどに大きなお金を使っても、なかなか会社が希望する人材を採用できないのが現状です。
したがって、中小企業での採用は、社長が専任ですることも多く、層いった場合総務部の役割は、社長の補佐ということになります。
総務部の裏の業務
ここまでは、大手企業では独立の部門となっているような業務で、一般の人にもなんとなく馴染みのある業務だと思います。
しかし総務部には、一般の人には馴染みのないような、ちょっとおもてに出にくい業務もあります。
社外対応
会社を経営していると、いろいろな法律問題が発生することがあります。
取引先や顧客との契約上の問題、いろいろな反社会勢力からの様々な要求など。
そういったことに対応するのも総務部の役目です。
ちょと怖い方々との話し合いもすることがあります。
社内対応
社内で発生した様々な問題に対応します。
社員同士の様々なトラブルや、社員と役員のトラブルなどに対応します。
セクハラやパワハラなど、会社と社員が丸く収まるように、もし丸く収まらないのであれば、涙を隠しながら会社を守るような対応をします。
その他
これ以外にも、対応しなければならない業務はたくさんあります。
私の以前の会社では、困ったことは全て総務部に依頼する傾向がありました。
例えば社内ITだとか、情報セキュリティの対応だとか、客先から要求された納品条件のための社内の構造の変更だとか。
品質保証の規格であるISO9001とか、情報セキュリティの規格であるISO27001の維持を担当したこともあります。
挙句には、ISO9001のさらなる上位規格であるISO9100認証の取得を目指すプロジェクトを任されたこともありました。
そうかと思うと、業績の悪い部門の社員の給料を下げるため、社員に対するスケープゴードにさせることもありました。
結局何をやる部門なの？
結局、中小企業の総務部は、やれと言われたことはなんでもやらなきゃいけない部門ということです。
お節介な人、Mな人しか務まらない部門ともいえるでしょう。
なんでもやります
結局、総務部を作ったほうがメリットがわからなかった方。
庶務なんか全てクラウドのシステムで処理するから、選任を雇うほどでは無いんだよな、という方。
ぜひ、一度みんなの総務部に、あなたの会社の困ったを相談してください。
適切な対応をさせていただきます。
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