中小企業でもカンタンにできるテレワークの導入の仕方
新型コロナウィルス対応とか東京オリンピックの混雑解消とかのあめ、テレワーク、つまり在宅勤務を導入しようという機運が高まっています。
しかし、多くの中小企業では、導入しようと思ってもどうしたらいいのかわからないのではないでしょうか。
在宅勤務のためには、社員に会社用のパソコンを渡さなければいけないとか、会社のサーバーに在宅勤務用のためのシステムを導入しなければならないとか、いろいろと面倒なことが起こりそうです。
実は、ちょっとした工夫で、中小企業でもカンタンに在宅勤務を、すぐにでも始めることができます。
中小企業向けの超簡単テレワークの始め方
中小企業でも、新型コロナウィルス対応のためにテレワークを導入したいとお考えの経営者の方に、本当は、色々とテレワークを行うための会社の規則を作る必要があるのですが、喫緊の課題をを乗り切るためにどうしてもテレワークが必要という方向けに、既存のサービスを使った、超簡単なテレワークの導入方法をご案内します。
クライアント端末は社員の使用端末を使うと手軽
中小企業では、在宅勤務用のパソコンを新たに購入することは、金銭的にかなりの負担になると思います。
そもそも、今からパソコンを購入してセットアップすると、すぐに1〜2週間は過ぎてしまいます。
在宅勤務用のパソコンは、社員がプライベートで使用しているものを使うか、会社のパソコンを自宅に送ってしまいましょう。
そういった意味から、会社が購入するパソコンは、ノートパソコンのほうが何かと便利です。
デスクトップパソコンを使っているのであれば、多くの企業ではWindows7からWindows10への入れ替え時期でしょうから、ハードを入れ替えるときは、ちょっとお高いけど、ノートブックパソコンにしましょう。
その他、パソコンではなくタブレットを利用するという手もあります。
タブレットの方が、仕事のファイルが流出しにくいとか、パソコンウイルスなどの面で有利だったりします。
ファイルはクラウドサービを利用
会社のファイルは、GoogleDriveなどのクラウドサービスを利用しましょう。
GoogleDriveは、無料の個人向けバージョンと、有料の企業向けバージョンであるGSuiteがありますが、Gsuiteの方が有料である分安定動作を保証していますから、企業で利用する場合は、有料バージョンを使いたいものです。
臨時的なテレワークなのであれば、無料版でも全く構いません。
有料版の場合はGoogleDrive専用のアプリを使えますが、無料版ではブラウザを使うので、使いやすさという面では有料版の方がいいです。
クラウドを使えば、日常的にも社内にファイルサーバーをおいたり、会社の仕事が社員一人ひとりのパソコンに保管されてしまって他の社員が二次利用できないという問題からも開放されます。
クラウドサービスのグループウェアを使うともっとカンタン
メールなどのコミュニケーションは、LINE WORKSなどの、いわゆるグループウェアを利用すると便利です。
LINE WORKSを使えば、ファイルなどの管理も一元的に行えるので、GoogleDriveを使わずとも、ファイルもクラウド上で利用できます。
LINE WORKSはクラウドサービスなので、社内にサーバーを置く必要がないのも、日常のメンテナンスから開放されるという面でも、中小企業向けと言えます。
情報漏洩が心配ならリモートデスクトップを使うと簡単だが
テレワークで心配なのは、会社の情報が外部に漏洩する心配です。
GoogleDriveやLINE WORKSなどのクラウドサービスを利用しても、パソコンへのファイルのダウンロードは可能なので、情報の行き先が管理しづらくなります。
特に社員のプライベートパソコンを利用する場合、プライベートのパソコンをどんな用途に使用するのかまでは管理は難しいでしょう。
プライベートのパソコンは、ウィルスなどにより、知らず識らずに情報が漏洩するリスクが高いと考えるのが当然です。
社員のパソコンからの情報漏洩が心配な場合は、リモートデスクトップというシステムを使って、会社のサーバに直接アクセスするシステムが一番便利です。
ただ、これですと、会社にサーバーを用意する必要があり、リモートデスクトップの設定が必要になったりと、結構面倒くさいことになります。
FAXはどうする？
メールや書類の処理は、パソコンのリモートワークでなんとかなるでしょう。
しかし、未だ仕事においてFAXが占める位置は大きなものがあります。
古い企業や顧客を中心に、FAXだけが外部との連絡手段というケースもあります。
その場合は、FAXが来たらメールで全社員に転送するようなシステムや機器を使うといいでしょう。
インターネットでFAXが送受信できるサービスがいくつかあるので、これを利用するといいでしょう。
FAXを受信したら、担当者にFAX文面がPDFになって転送され、また、専用のサイトにアクセスすると、インターネットからFAXが送信されるというシステムです。
我社も、いつでもどこでもFAX送受信！秒速FAX を利用して、便利に使っています。
FAXの受信も秒速FAXを使う場合は有料サービスへの加入が必要になり、今使っているファックス番号は変わってしまいます。
しかし、NTTの転送サービスを使うと、今のファックス番号を変更することなく、秒速FAXを使うことができます。
このサービスであれば、受信したFAXがPDFに変換されてメールで送信されてくるので、テレワークにぴったりです。
オフィス用の電話にも、クラウドサービスがあります。iPhoneやAndroidスマートフォン、Windowsパソコンをビジネスフォンとして利用可能になりますので、意外とお金がかかるビジネスフォンのPBXが必要がないので、日常的な使用でも重宝します。
「面倒くさい」はうまくいかない
重要なのは、どんなことも「面倒くさい」はうまく行かないということです。
システム導入のために、いろいろな打ち合わせをしたり、社内の仕組みを考えながら導入しようすると、面倒くさくて、導入を諦めてしまうことになります。
テレワークを使う社員も、普段使い慣れていないものを使うとなると、システムを使うよりはちょっと危険でもオフィスに行って仕事したほうがいいやということになり、せっかくのシステムが宝の持ち腐れになります。
何事も、環境を大幅に変えると、様々なところに歪みが出て、結局うまく行かないのです。
制度やシステムを変えるときは、手のつくところや馴染みのあるものを使って、少しずつ変えていくようにするとうまくいきます。
仕組みづくりは社員の自主性を前提に
情報漏えいや社員の勤怠管理は、会社の仕組みづくりで工夫して、社員の自主性に任せる方向にしましょう。
例えば、プライベートパソコンを使うことにして、もし、故意に会社の情報を漏らした場合は、懲戒の対象することを伝えます。その変わり、プライベートのパソコンも使えるし、勤務時間も細かい事管理をしないよ、もし、仕事中に怪我した場合で労災が降りなかった場合は会社が補填するよ、など、社員が有利な条件も伝えるようにします。
自主性に任せると、最初は社員の方が戸惑うはずです。しかし、そううち、秩序ある行動をするようになり、そして、テレワークのメリットを感じてくれるようになるはずです。
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